Betrug, Korruption – selbst durch Fahrlässigkeit, bloßes Nichtstun, Wegschauen oder sonstiges Fehlverhalten – kann in jeder Organisation vorkommen. Für die Aufklärung sind Unternehmen und Institutionen oft auf Hinweisgeber (sogenannte Whistleblower) angewiesen, die Verstöße gegen die Compliance-Regeln beobachtet oder davon erfahren haben – und die bereit sind, diese Verstöße aufzudecken. Das tun sie nur, wenn sie wissen, dass sie bei ihrer Eingabe und vor allem auch danach geschützt sind.

Beim Hinweisgeberschutzgesetz geht es insbesondere um mögliche Verstöße gegen Strafvorschriften sowie um bußgeldbewehrtes Fehlverhalten, z.B. bzgl. den Bereichen Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz oder Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Hinweisgeber tragen zur Vermeidung von Schäden und zur Aufdeckung von Bedrohungen oder Schäden des öffentlichen Interesses bei, die andernfalls unentdeckt bleiben würden. Daher hat die Europäische Kommission mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23.10.2019 eine Initiative zum Schutz von Whistleblowern verabschiedet. Durch die mangelnde Transkription in deutsches Recht galt die Richtlinie einige Zeit unmittelbar und Deutschland musste eine erhebliche Strafe an die EU bezahlen. Der Bundesrat hat am 12.05.2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur nationalen Umsetzung verabschiedet; durch die Verkündung am 02.06.2023 wurde die Richtlinie nun in deutsches Recht umgesetzt und das Gesetz ist am 02.07.2023 Inkraft getreten. 

Die Umsetzung der EU-Richtlinie in deutsches Recht hätte bereits bis 17.12.2021 erfolgen müssen; politisch ist dies im nationalen Gesetzgebungsverfahren jedoch erst sehr spät gelungen. Der Bundesrat hatte am 10.02.2023 zum HinSchG die Zustimmung verweigert. Die nicht fristgerechte Richtlinienumsetzung bedeutete, dass die EU-Richtlinie einstweilen unmittelbar gegolten hat. Zum Glück ist seit dem 02.07.2023 das Gesetz nun in Kraft.

Der Gesetzgeber sanktioniert Repressalien gegen Hinweisgeber, wie das Behindern von Whistleblower-Meldungen, mit ganz erheblichen Bußgeldern gegen die Institutionen und Unternehmen. Als solche Behinderung kann bereits gewertet werden, dass kein Meldesystem eingerichtet bzw. keine Ombudsperson benannt worden ist. Deshalb sollten Sie kein Risiko eingehen und schnell einen Externen Ombudsmann für Ihr Unternehmen buchen.  

Im Kern geht es um die Pflicht zur Einführung eines Meldesystems: So müssen Betriebe ab 50 Beschäftigten ein internes Meldesystem einrichten. Unternehmen mit maximal 249 Mitarbeitern haben dafür bis 17.12.2023 noch etwas Zeit. Firmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen sofort handeln.

In der Praxis kann die Pflicht auch durch die Benennung einer Externen Ombudsperson erfüllt werden. Hinweisgeber in Ihrem Unternehmen können sich dann an diese Person wenden, wenn sie einen Compliance-Verstoß melden möchten. Ein IT-Tool liefert in der Regel lediglich den sicheren Kommunikationsweg. Aber wer schaut sich dann die Eingabe bzw. den Hinweis an? Dafür benötigen Sie eine unabhängige Ombudsperson!

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, ein Meldesystem für den Schutz von Hinweisgebern bzw. Whistleblowern einzuführen. Sonst droht ein richtig hohes Bußgeld und die Verantwortlichen im Unternehmen haften persönlich wegen eines Organisationsverschuldens. Als Meldesystem reicht bereits aus, einen Externen Ombudsmann zu benennen – damit sind die Vorgaben des Gesetzes erfüllt. 

Jede Form von Hinweis oder Beschwerde, der bewiesene oder vermutete Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften und Regelungswerke muss jederzeit auf einem vertrauenswürdigen und niedrigschwelligen Meldeweg erfolgen können. Ein Whistleblower kann sich daher bei einer Ombudsperson melden, die einerseits den Hinweisgeber schützt und andererseits dafür sorgt, dass die Hinweise Gehör finden. Er oder sie läuft bei einem Externen nicht Gefahr, dass der Hinweis unmittelbar beim potenziellen Täter ankommt.